AI Builder e Power Automate Revolucionam a Sumarização de Documentos

Você está cansado de passar horas intermináveis analisando manualmente documentos no SharePoint, tentando resumir e extrair informações-chave? Há uma maneira mais inteligente de lidar com isso! Este guia mostrará como aproveitar as capacidades do Microsoft Power Automate e do AI Builder para automatizar a sumarização de documentos, otimizar seus fluxos de trabalho e liberar seu tempo. Vamos guiá-lo na configuração de um sistema automatizado que resume documentos de forma inteligente assim que são carregados, garantindo que as informações cruciais estejam sempre ao seu alcance.

Pontos-Chave

• Automatize a sumarização de documentos no SharePoint com Power Automate e AI Builder.
• Utilize a tecnologia OCR do AI Builder para extrair texto de PDFs.
• Implemente prompts personalizados para adaptar resumos às suas necessidades específicas.
• Automatize conversões de formato de arquivo para compatibilidade perfeita.
• Explore as capacidades de integração do Power Automate e AI Builder.
• Aprenda como carregar arquivos no SharePoint e atualizar suas propriedades.

Automatizando a Sumarização de Documentos com Power Automate e AI Builder

O Desafio da Sumarização Manual de Documentos

Não é segredo que resumir documentos manualmente no SharePoint pode ser uma tarefa árdua para muitas organizações. Não é apenas demorado; também está cheio de potencial para erros humanos, o que pode levar a inconsistências e à perda de detalhes importantes. Imagine-se navegando por contratos densos, relatórios ou documentos legais, tentando extrair as informações essenciais. É exaustivo, não é? É aí que a automação surge como um salvador.

Apresentando o Power Automate e o AI Builder

O Microsoft Power Automate é uma ferramenta poderosa que automatiza seu fluxo de trabalho conectando diferentes aplicativos e serviços, eliminando a necessidade de tarefas repetitivas. Quando combinado com o AI Builder, a plataforma de IA da Microsoft, você pode adicionar uma camada de inteligência aos seus fluxos de trabalho, tornando processos complexos como a sumarização de documentos algo simples. O AI Builder vem com modelos de IA pré-construídos e a flexibilidade para criar soluções de IA personalizadas que atendam às suas necessidades únicas.

Com o AI Builder e o Power Automate trabalhando juntos, extrair e resumir dados de documentos do SharePoint torna-se não apenas possível, mas extremamente eficiente.

Visão Geral do Processo em Alto Nível

Aqui está uma visão rápida de como o processo de automação se desenrola, conforme ilustrado em nosso diagrama de processo:

1. Carregamento de Arquivo no SharePoint: Comece carregando um documento, como um arquivo Word, para uma biblioteca específica do SharePoint.
2. Disparar Fluxo na Nuvem: Essa ação dispara automaticamente um Fluxo na Nuvem no Power Automate.
3. Converter Arquivo para PDF: Converta o arquivo carregado para PDF usando o OneDrive. Esta etapa é crucial porque o OCR do AI Builder funciona melhor com PDFs.
4. Extrair Texto via OCR do AI Builder: Use o Reconhecimento Óptico de Caracteres (OCR) do AI Builder para extrair texto do PDF.
5. Resumir Texto Usando o AI Builder: Deixe o recurso de sumarização de texto do AI Builder fazer o trabalho, criando um resumo conciso do texto.
6. Atualizar Propriedades do Arquivo: Atualize as propriedades do arquivo com o resumo gerado.

Ao seguir esses passos, você reduzirá drasticamente o trabalho manual, permitindo que sua equipe foque em tarefas mais estratégicas.

Personalizando a Sumarização com o AI Builder

Aproveitando Prompts Pré-construídos vs. Personalizados

O AI Builder oferece prompts pré-construídos como "Resumir texto", mas quando você cria prompts personalizados, você ganha mais controle sobre a saída. Você pode ajustar esses prompts para extrair informações específicas, formatar o resumo de acordo com suas preferências e garantir que ele atenda às necessidades da sua organização. É como adaptar a IA para atender perfeitamente aos seus requisitos de sumarização.

Para criar prompts personalizados, siga estes passos:

• Na aba de configurações de prompts, clique no texto para testar com GPT usando um prompt.
• Selecione a opção de prompt personalizado e faça os ajustes necessários.

Trabalhando com GraphAPI

Uma abordagem alternativa para usar as conversões de arquivo padrão do GraphAPI envolve:

• Baixar um arquivo em um formato específico.
• Usar a API para recuperar o texto no formato JSON.
• Garantir que todos os arquivos sejam convertidos para o formato necessário.

Construindo o Fluxo Passo a Passo

Criando um Novo Fluxo no Power Automate

Comece configurando um novo fluxo no Power Automate:

1. Navegue até o Power Automate e inicie um novo fluxo a partir de um modelo em branco.
2. Opte por um fluxo de gatilho manual como ponto de partida.
3. Adicione um parâmetro de entrada do tipo "Conteúdo do Arquivo" para permitir uploads de arquivos durante o gatilho do fluxo. Esta entrada pode ser usada para testes manuais e será modificada posteriormente.

Convertendo o Arquivo para PDF

Para converter o arquivo carregado para o formato PDF, siga estes passos:

1. Adicione uma ação "Criar Arquivo" usando o conector OneDrive for Business para salvar o arquivo no OneDrive.
2. Especifique um caminho temporário dentro do seu OneDrive para armazenar o arquivo.
3. Defina o nome do arquivo dinamicamente usando o "Nome do Conteúdo do Arquivo" do gatilho manual.
4. Use "Conteúdo de Bytes do Conteúdo do Arquivo" do gatilho para definir o conteúdo do arquivo.

Reconhecendo Texto em PDF

Com o documento agora no formato PDF, proceda da seguinte forma:

1. Adicione a ação "Reconhecer Texto em uma Imagem ou Documento PDF" do AI Builder.
2. Selecione o "Conteúdo do Arquivo" da etapa de conversão de arquivo para o parâmetro de imagem.

Criando Prompts Personalizados no AI Builder

Para aproveitar todo o potencial da IA na geração de resumos com base em prompts específicos:

1. Escolha criar um novo prompt personalizado, que abrirá a tela de engenharia de prompts.
2. Desenhe o formato de saída de acordo com os requisitos de resumo da sua organização, personalizando com base em várias condições.

Compondo o Texto

Após configurar a IA, componha o texto necessário:

1. Adicione uma ação de composição ao canvas.
2. Insira a expressão que deseja gerar.

Criando um Resumo do Arquivo de Amostra

Depois que todas as configurações estiverem no lugar:

1. Carregue o arquivo Word de amostra no seu SharePoint.
2. Inicialmente, não haverá um resumo presente.
3. O fluxo será disparado, levando cerca de 10-15 segundos para processar.

Integração do Power Automate e AI Builder: Prós e Contras

Prós

• OCR e sumarização de texto simplificados.
• Extração de texto personalizável.
• Integração com múltiplas ferramentas.
• Eficiência aprimorada por meio da automação com IA.

Contras

• Requer uma licença premium para acessar os componentes do AI Builder.
• Necessita de imagens e documentos de alta qualidade para melhores resumos.
• A precisão da saída depende da precisão do AI Builder.

FAQ

Por que converter para PDF antes do OCR?

O motor de OCR do AI Builder é otimizado para documentos PDF, o que garante uma extração de texto mais precisa e confiável em comparação com outros formatos.

Posso personalizar o tamanho do resumo?

Sim, prompts personalizados permitem que você especifique o tamanho ou a contagem de palavras desejada para o resumo.

E se o texto extraído não for preciso?

Para melhorar a precisão do OCR, certifique-se de usar documentos-fonte de alta qualidade e ajuste as configurações de OCR no AI Builder conforme necessário.

Posso usar este fluxo com outras bibliotecas de documentos?

Sim, basta modificar o endereço do site SharePoint e o nome da biblioteca no gatilho para direcionar a diferentes bibliotecas.

O AI Builder é necessário?

Você pode sempre personalizar o AI Builder de acordo com suas necessidades.

Perguntas Relacionadas

Quais são os benefícios de automatizar a sumarização de documentos?

Automatizar a sumarização de documentos traz uma série de benefícios, incluindo:

• Economia de tempo: Ao gerar resumos concisos automaticamente, sua equipe pode economizar horas anteriormente gastas extraindo manualmente informações-chave.
• Precisão: As capacidades de sumarização de texto do AI Builder ajudam a gerar extrações de dados mais precisas de qualquer arquivo.
• Eficiência: Acesso rápido a insights-chave de documentos permite uma tomada de decisão mais eficaz.
• Consistência: A automação garante que os resumos sejam consistentes em todos os documentos, reduzindo o risco de má interpretação.
• Redução do esforço manual: Isso permite que os funcionários foquem em tarefas que exigem pensamento crítico.