AI Builder和Power Automate革新文件摘要

您是否厭倦了在SharePoint中花費無數小時手動篩選文件，試圖總結和提取關鍵資訊？現在有更聰明的方法來處理這件事！本指南將向您展示如何利用Microsoft Power Automate和AI Builder的功能來自動化文件總結，簡化您的工作流程，並釋放您的時間。我們將引導您設定一個自動化系統，在文件上傳的瞬間智能總結文件，確保關鍵資訊隨手可得。

關鍵要點

• 使用Power Automate和AI Builder在SharePoint中自動化文件總結。
• 利用AI Builder的OCR技術從PDF中提取文字。
• 實施自訂提示詞以根據您的特定需求調整總結。
• 自動化文件格式轉換以實現無縫相容性。
• 探索Power Automate和AI Builder的整合功能。
• 學習如何將文件上傳至SharePoint並更新其屬性。

使用Power Automate和AI Builder自動化文件總結

手動文件總結的挑戰

眾所周知，對許多組織來說，手動總結SharePoint中的文件是一件非常繁瑣的工作。這不僅耗時，還充滿了人為錯誤的風險，可能導致不一致和重要細節的遺失。想像您在翻閱厚重的合同、報告或法律文件，試圖找出關鍵資訊的精華部分。是不是很累人？這時自動化就像救星一樣出現。

介紹Power Automate和AI Builder

Microsoft Power Automate是一個強大的工具，通過連接不同的應用程式和服務來自動化您的工作流程，消除重複性任務的需要。當您將其與Microsoft的AI平台AI Builder結合使用時，您可以為工作流程增添一層智能，使文件總結等複雜流程變得輕鬆。AI Builder提供預建的AI模型，並具有靈活性，可打造滿足您獨特需求的自訂AI解決方案。

有了AI Builder和Power Automate的協作，從SharePoint文件中提取和總結數據不僅成為可能，而且效率驚人。

高階流程概述

以下是自動化流程如何展開的簡要概述，如我們的流程圖所示：

1. 文件上傳至SharePoint： 首先將文件（例如Word文件）上傳到特定的SharePoint文件庫。
2. 觸發雲端流程： 此動作會自動在Power Automate中觸發一個雲端流程。
3. 將文件轉換為PDF： 使用OneDrive將上傳的文件轉換為PDF。這一步至關重要，因為AI Builder的OCR最適合處理PDF。
4. 通過AI Builder OCR提取文字： 使用AI Builder的光學字符識別（OCR）從PDF中提取文字。
5. 使用AI Builder總結文字： 讓AI Builder的文字總結功能完成工作，生成簡潔的文字總結。
6. 更新文件屬性： 使用生成的總結更新文件的屬性。

通過遵循這些步驟，您將大幅減少手動工作，讓您的團隊能夠專注於更具策略性的任務。

使用AI Builder自訂總結

利用預建與自訂提示詞

AI Builder提供預建提示詞，如「總結文字」，但當您創建自訂提示詞時，您可以更好地控制輸出。您可以微調這些提示詞以提取特定資訊，根據您的偏好格式化總結，並確保其滿足您組織的需求。這就像為您的總結需求量身定制AI一樣。

要創建自訂提示詞，請遵循以下步驟：

• 在提示詞設定標籤中，點擊文字以使用提示詞測試GPT。
• 選擇自訂提示詞選項並進行必要的調整。

使用GraphAPI

使用GraphAPI的預設文件轉換的替代方法包括：

• 以下載特定格式的文件。
• 使用API以JSON格式檢索文字。
• 確保所有文件轉換為所需格式。

逐步構建流程

在Power Automate中創建新流程

從在Power Automate中設定新流程開始：

1. 導航至Power Automate並從空白模板開始創建新流程。
2. 選擇手動觸發流程作為起點。
3. 添加一個類型為「文件內容」的輸入參數，以允許在流程觸發時上傳文件。此輸入可用於手動測試，稍後將進行修改。

將文件轉換為PDF

要將上傳的文件轉換為PDF格式，請遵循以下步驟：

1. 添加一個使用OneDrive for Business連接器的「創建文件」動作，以將文件儲存在OneDrive中。
2. 在您的OneDrive中指定一個臨時路徑用於儲存文件。
3. 使用來自手動觸發的「文件內容名稱」動態設定文件名。
4. 使用來自觸發的「文件內容ContentBytes」設定文件內容。

識別PDF中的文字

文件現已轉換為PDF格式，請按以下步驟進行：

1. 添加AI Builder的「在圖像或PDF文件中識別文字」動作。
2. 選擇來自轉換文件步驟的「文件內容」作為圖像參數。

在AI Builder中創建自訂提示詞

為了充分利用AI根據特定提示詞生成總結的潛力：

1. 選擇創建新的自訂提示詞，這將打開提示詞工程畫面。
2. 根據您組織的總結需求設計輸出格式，根據多種條件進行自訂。

編寫文字

在設定好AI後，編寫所需的文字：

1. 在畫布上添加一個編寫動作。
2. 輸入您想要生成的表達式。

為樣本文件創建總結

在所有配置完成後：

1. 將樣本Word文件上傳至您的SharePoint。
2. 最初不會有總結存在。
3. 流程將被觸發，處理時間大約需要10-15秒。

Power Automate與AI Builder整合：優點與缺點

優點

• 簡化的OCR和文字總結。
• 可自訂的文字提取。
• 與多種工具整合。
• 通過AI自動化提升效率。

缺點

• 需要高級許可證才能使用AI Builder的組件。
• 需要高品質的圖像和文件以獲得更好的總結。
• 輸出的準確性取決於AI Builder的準確性。

常見問題

為什麼在OCR之前要轉換為PDF？

AI Builder的OCR引擎針對PDF文件進行了優化，與其他格式相比，確保更準確和可靠的文字提取。

我可以自訂總結的長度嗎？

當然可以，自訂提示詞允許您指定所需的總結長度或字數。

如果提取的文字不準確怎麼辦？

為了提高OCR的準確性，請確保使用高品質的源文件，並根據需要調整AI Builder中的OCR設定。

我可以將此流程用於其他文件庫嗎？

是的，只需在觸發器中修改SharePoint站點地址和文件庫名稱即可針對不同的文件庫。

是否必須使用AI Builder？

您可以隨時根據您的需求自訂AI Builder。

相關問題

自動化文件總結有哪些好處？

自動化文件總結帶來許多好處，包括：

• 節省時間： 通過自動生成簡潔的總結，您的團隊可以節省數小時原本用於手動提取關鍵資訊的時間。
• 準確性： AI Builder的文字總結功能有助於從任何文件中生成更準確的數據提取。
• 效率： 快速獲取文件的關鍵見解，有助於更有效的決策。
• 一致性： 自動化確保所有文件的總結一致，降低誤解的風險。
• 減少手動工作： 這讓員工可以專注於需要批判性思維的任務。