KI überholt Tabellenkalkulationen als führendes Geschäftsberichtstool: 6 Gründe

Der Hype um künstliche Intelligenz (KI) in der Geschäftswelt ist lauter denn je, mit beeindruckenden 83% der Entscheidungsträger, die planen, ihre KI-Investitionen im kommenden Jahr zu erhöhen, laut aktueller Salesforce-Forschung. Es ist klar, dass Dienstleistungsorganisationen nicht nur vorsichtig testen; sie tauchen kopfüber in die Welt von KI und Automatisierung ein und prüfen ihre aktuellen Tools, um Geschäftsprozesse zu optimieren. Tatsächlich investieren die überwältigende Mehrheit dieser Organisationen bereits in KI, und nur winzige 6% bleiben abseits, ohne Pläne, sich mit der Technologie zu beschäftigen.

Generative KI macht ebenfalls Wellen, mit 24% der Service-Mitarbeiter, die sie bereits nutzen. Die Vorteile? Nun, sie sind schwer zu ignorieren. Über 90% der Organisationen, die KI einsetzen, berichten von erheblichen Einsparungen bei Zeit und Kosten. Die fünf wichtigsten Wege, wie KI den Service verändert, umfassen intelligente Kundenassistenten, automatisierte Zusammenfassungen und Berichte, Service-Antworten, intelligente Assistenten für Agenten und intelligente Angebote und Empfehlungen. Und nicht nur im Service; KI macht auch Fortschritte bei Prognosen und Berichten, insbesondere in professionellen Dienstleistungen, wo 93% der Fachleute in KI-investierenden Organisationen sagen, dass die Technologie die Effizienz revolutioniert.

Joe Thomas, Global Analytics Evangelist, teilt seine Erkenntnisse über den Wandel von Tabellenkalkulationen zu KI in professionellen Dienstleistungen. Er weist darauf hin, dass Tabellenkalkulationen das Standardwerkzeug für alles waren, von abrechenbaren Nutzungsberechnungen bis hin zu Umsatzprognosen. Doch mit der wachsenden Komplexität der Daten haben diese altmodischen Werkzeuge Mühe, Schritt zu halten. Joe prognostiziert, dass bis 2027 KI die Tabellenkalkulationen als bevorzugte Methode für Nutzungsberichte und Umsatzprognosen übernehmen wird, und es könnte sogar früher geschehen. Hier ist der Grund:

Tabellenkalkulationen sind nicht die Antwort

Seien wir ehrlich: Tabellenkalkulationen sind Relikte aus einer vergangenen Ära. Sie wurden nicht dafür gebaut, die Menge und Vielfalt der Daten zu bewältigen, die moderne Dienstleistungsunternehmen generieren. Heutzutage erfordert die Prognose mit Tabellenkalkulationen das Zusammenfügen von Daten aus verschiedenen Systemen, was nicht nur zeitaufwendig, sondern auch fehleranfällig ist. Eine aktuelle Forrester-Umfrage unter über 600 Führungskräften im Bereich professioneller Dienstleistungen zeigte, dass vier der fünf größten Herausforderungen mit Tabellenkalkulationen zusammenhängen. KI hingegen arbeitet unermüdlich, verarbeitet Live-Daten, um Echtzeiteinblicke ohne den Aufwand manueller Aktualisierungen zu liefern.

Die Nutzung ist ein bewegliches Ziel

In professionellen Dienstleistungen ist die Überwachung der Nutzungsraten entscheidend, wobei fast alle Organisationen glauben, dass sie diese verbessern können. Aber traditionelle Berichtsmethoden zeigen nur, was passiert ist, nicht, was kommen wird. KI ändert dies, indem sie Echtzeitdaten analysiert, Nutzungseinbrüche vorhersagt, bevor sie auftreten, und Führungskräften ermöglicht, proaktive Maßnahmen zu ergreifen. Zum Beispiel kann KI Manager warnen, wenn ein hoch abrechenbarer Berater ein Projekt abschließt, ohne dass ein neues geplant ist, und so rechtzeitiges Handeln ermöglichen.

Umsatzprognosen erfordern Feingefühl

Die Prognose von Dienstleistungsumsätzen ist alles andere als einfach; sie erfordert das Jonglieren mit mehreren Variablen wie Projektgewinnraten, Kundenverhalten und Marktbedingungen. Tabellenkalkulationen kämpfen mit dieser Komplexität und stützen sich oft auf veraltete Daten. KI hingegen glänzt bei der Verarbeitung dieser Variablen, lernt aus früheren Erfahrungen und verfeinert Prognosen kontinuierlich. Sie kann sogar Muster erkennen, die Menschen übersehen könnten, was sie zu einem weitaus besseren Werkzeug für nuancierte Prognosen macht.

Dienstleistungsteams haben keine Zeit

Leiter von Dienstleistungsoperationen verbringen einen erheblichen Teil ihrer Woche damit, Daten zu verfolgen, zu bereinigen und zu validieren, nur um Berichte zu erstellen. Dieser manuelle Prozess ist weder nachhaltig noch effizient. Mit KI, die in Betriebssysteme wie PSA, ERP und CRM integriert ist, fließen Daten nahtlos, und wichtige Metriken können durch Anfragen in natürlicher Sprache abgerufen werden, wodurch Zeit für strategischere Aufgaben freigesetzt wird.

KI bringt Erkenntnisse

Während Tabellenkalkulationen zeigen können, was passiert ist, geht KI weiter, indem sie erklärt, warum es passiert ist, und vorhersagt, was als Nächstes passieren könnte. Moderne KI-Tools verwenden erklärbares maschinelles Lernen, um Kontext zu Vorhersagen zu liefern, und helfen Führungskräften, die Gründe für Nutzungseinbrüche oder Umsatzprognosen zu verstehen. Außerdem kann KI „Was-wäre-wenn?“-Szenarien durchspielen und Lösungen für potenzielle Probleme anbieten, bevor sie auftreten.

Tabellenkalkulationen sind ein Compliance-Risiko

Ungenaue Prognosen können ernsthafte Konsequenzen wie verfehlte Gewinnziele oder überschrittene Budgets nach sich ziehen. Tabellenkalkulationen sind schwer zu prüfen und leicht zu manipulieren, was ein Compliance-Risiko darstellt. KI-basierte Plattformen bieten jedoch vollständige Datenherkunft und Prüfspuren, was sie zu einer sichereren Wahl für regulierte Branchen macht.

Wohin die Branche als Nächstes geht

Führende Anbieter von PSA, CRM und ERP integrieren bereits KI in ihre Prognose- und Planungstools. Die 80% der Unternehmen, die noch auf Tabellenkalkulationen für Planung und Prognosen angewiesen sind, werden bald einen Wettbewerbsnachteil erleben. Die Zukunft gehört denen, die Prognosen und Berichte als intelligente, autonome Fähigkeit betrachten.

Um die volle Kraft der KI zu nutzen, müssen Organisationen sich auf Daten- und KI-Kompetenz konzentrieren. Führungskräfte müssen in Integrationsstrategien und Schulungen für Mitarbeiter investieren, um sicherzustellen, dass KI Zugang zu verlässlichen Daten hat. Die Ära der Dominanz von Tabellenkalkulationen verblasst, und KI tritt ein, um Geschäftsprozesse intelligenter und prädiktiver zu gestalten. Professionelle Dienstleistungsunternehmen, die diesen Wandel annehmen, werden einen strategischen Vorteil erlangen, der nicht leicht zu replizieren ist.

Dieser Artikel wurde gemeinsam von Joe Thomas, Enterprise Solution Director und Global Analytics Evangelist bei Certinia, verfasst.